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Cómo nombrar los archivos de tu negocio para encontrarlos a la primera
Una regla de nombres sencilla (fecha, tipo y descripción) que hace que los archivos se ordenen solos y se encuentren con el buscador.
«scan0012.pdf», «factura (3).pdf», «Documento1.docx». Todos hemos guardado archivos así. El problema llega meses después, cuando hay que encontrar uno en concreto y el nombre no dice nada.
La regla: fecha, tipo y descripción
AAAA-MM-DD_tipo_descripcion
Por ejemplo:
2026-03-15_factura_proveedor-norte.pdf2026-04-12_presupuesto_cliente-sanz.docx2026-05_agenda_citas.csv
Por qué la fecha va primero y al revés
Año, mes y día, en ese orden, hace que el ordenador los coloque cronológicamente sin que hagas nada. Si el día no importa, basta con 2026-05.
El tipo, siempre con las mismas palabras
Elige una lista corta y no la cambies: factura, albaran, presupuesto, contrato, tarifa, pedido, foto, nota. Así puedes buscar «factura» y salen todas.
La descripción, corta y sin espacios raros
Quién o qué: el proveedor, el cliente, el producto. Usa guiones entre palabras y evita tildes, eñes y símbolos si compartes archivos con otros programas: algunos se llevan mal con ellos.
Nada de «final», «definitivo» ni «v2 bueno»
Si hay versiones, numéralas (_v1, _v2) y, cuando una sea la válida, aparta las demás a una carpeta de revisión. Tres tarifas distintas con «FINAL» en el nombre es la forma más rápida de mandar a un cliente el precio equivocado.
¿Y los cientos de archivos que ya tengo?
No hace falta renombrarlo todo hoy. Empieza por lo que usas cada semana y por las facturas del año en curso. Lo antiguo puede ir a 99 Archivo con su nombre de siempre.
Renombrar cientos de archivos a mano es justo la parte pesada que hacemos nosotros: un plan automático propone el nombre de cada archivo y una persona revisa los dudosos abriéndolos. Si te interesa, mira cómo funciona.
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