Cómo preparar tu ordenador para usar la IA con los datos de tu negocio

Cada vez más dueños de negocios usan Claude, ChatGPT u otras IA para escribir correos, revisar números o buscar información. Y casi todos se encuentran el mismo problema: la IA no sabe nada de tu negocio. Hay que explicárselo todo en cada conversación.

El problema no es la IA, es el desorden

Si la IA puede leer tus carpetas pero están llenas de «Documento1.docx» y facturas repetidas, tendrá que abrir muchos archivos para entender algo, o adivinará. Ordenar primero es lo que más mejora las respuestas.

Un mapa que la IA lee primero

La idea es sencilla: escribir un archivo (por ejemplo, LEEME-IA.md) que explique:

• Qué es tu negocio: a qué te dedicas, qué vendes, a quién.
• Cómo están las carpetas y qué va en cada una.
• Cómo se llaman los archivos (la regla de nombres).
• Qué números importan en tu sector.
• Qué reglas tiene que seguir: «nunca borres nada», «no des consejos fiscales», «pregunta antes de mover archivos».

La regla clave es «mapa antes que lectura»: la IA consulta primero el mapa y las notas de cada carpeta, y solo después abre los archivos que de verdad necesita. Así no tiene que leerlo todo cada vez.

Una nota corta en cada carpeta

Además del mapa general, una nota de dos líneas en cada carpeta («aquí van las facturas recibidas, por trimestre») ayuda a que la IA encuentre las cosas sin abrir archivos uno a uno.

Cuidado con lo que compartes

• No dejes contraseñas en documentos: pásalas a un gestor de contraseñas.
• Antes de dar acceso a una carpeta, piensa si contiene datos de clientes y qué dice el servicio de IA sobre su uso.
• Empieza con una copia o con carpetas concretas, no con todo el disco.

En nuestro servicio dejamos el mapa, las notas de cada carpeta y cuatro asistentes listos («ordena mi bandeja», «haz el cierre del mes»…). Así funciona.