Cómo ordenar las carpetas de un negocio pequeño (sin perder nada)

Si tu ordenador es a la vez el del negocio y el de casa, lo normal es que el escritorio tenga facturas, fotos, presupuestos y alguna carpeta llamada «NUEVO (2)». No es dejadez: es que el negocio crece más rápido que el orden. Este método sirve para ponerse al día sin miedo a perder nada.

1. Antes de mover nada, haz una copia

Copia todo lo del negocio (escritorio, documentos, descargas, lo que tengas en el móvil) a un disco externo o a la nube. Comprueba que la copia ocupa más o menos lo mismo que el original y que se abren un par de archivos al azar.

Con la copia hecha, ya puedes equivocarte: siempre podrás volver atrás.

2. Pocas carpetas, y que digan qué hay dentro

Un error habitual es crear treinta carpetas el primer día. Empieza con pocas, numeradas para que salgan siempre en el mismo orden:

• 00 Bandeja de entrada — lo que llega y aún no has colocado
• 01 Clientes
• 02 Proveedores
• 03 Economía — facturas, extractos, cierres
• 04 Productos y servicios — tarifas, catálogos, fichas
• 05 Marketing — fotos, carteles, redes
• 06 Legal y administración — contratos, seguros, licencias
• 99 Archivo — lo antiguo que quieres guardar

Cada sector tiene sus particularidades (una peluquería necesitará «Tarifas y bonos»; un restaurante, «Sanidad y APPCC»), pero esta base sirve casi siempre.

3. Separa lo personal

Crea una carpeta PERSONAL fuera de las del negocio y lleva ahí las fotos familiares, la hipoteca, el colegio. Si dudas de algo, déjalo en una carpeta «Por decidir» en lugar de forzarlo.

4. Lo que sobra, apártalo; no lo borres

Al ordenar aparecerán copias repetidas, instaladores viejos y archivos vacíos. No los borres aún: muévelos a Revisar antes de borrar. Cuando lleves unas semanas trabajando con el orden nuevo y no los hayas echado de menos, decide.

Y para que dure

• Todo lo nuevo entra por la Bandeja de entrada y una vez a la semana se coloca.
• Usa siempre el mismo formato de nombre (te lo contamos en cómo nombrar archivos).
• Repite la copia de seguridad cada mes.

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